Doelgroep evenement
U kunt de doelgroep van uw evenement onderverdelen in twee doelgroepen: interne en externe doelgroepen. Het is belangrijk dat u deze twee doelgroepen niet samenvoegt tijdens het evenement.
Interne doelgroepen
Bij bijvoorbeeld een bedrijfsfeest heeft u verschillende interne doelgroepen, zoals de huidige personeelsleden, oud-personeelsleden, het bestuur en de partners van al deze groepen. Wanneer u in beeld heeft wie de doelgroepen zijn, is het belangrijk om uw gasten te typeren op basis van karakteristieken en kenmerken zoals leeftijdscategorie, geslacht, opleidingsniveau, nationaliteit en religie, woonplaats, lifestylekenmerken, etc. Met deze karakteristieken kunt u dan rekening houden bij de organisatie van uw evenement. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat u een artiest boekt waar de doelgroep niet op zit te wachten.
Externe doelgroepen
Externe doelgroepen ziet u wellicht niet direct als bezoekers van uw evenement, toch is het belangrijk om ze erbij te betrekken. Dit zijn onder andere leveranciers, de pers, omwonenden, overheid/gemeente en financiers. Deze externe doelgroepen zijn een belangrijk onderdeel van uw evenement, niet omdat zij de meest logische gasten zijn maar omdat zij u moeten helpen bij het organiseren van uw evenement. U wil namelijk een vergunning van de gemeente, u wil dat omwonenden niet gaan klagen over overlast en u wil goede prijsafspraken maken met uw leveranciers. Het is daarom bijvoorbeeld gebruikelijk om deze externe doelgroepen ook uit te nodigen voor uw evenement, vaak in de vorm van vrijkaarten.
Vergeet tot slot niet de grootte van uw doelgroep in te schatten. Om uw evenement goed te kunnen organiseren moet u weten hoe veel mensen er ongeveer komen. Houd daarom een overzicht bij van:
- het aantal mensen die uitgenodigd zijn;
- het aantal mensen die zich inschrijven, een kaartje gekocht hebben of anders hebben aangegeven te komen;
- het aantal mensen dat daadwerkelijk zal komen.
Neem een vragenlijst op in het draaiboek van uw evenement
Als het de eerste keer is dat u een evenement organiseert, dan kan het handig zijn om een vragenlijst op te nemen in uw evenement draaiboek. Met een vragenlijst kunt u uw interne doelgroep rechtstreeks vragen wat zij graag zouden willen doen/zien tijdens het evenement.
Doelstelling evenement
Bij het organiseren van een evenement hoort ook het bepalen van de doelstelling van het evenement. Bedenk daarom eerst wat de aanleiding is voor het event. Dit kan bijvoorbeeld een jubileum, een verhuizing of de lancering van een nieuw product zijn. In sommige gevallen is een probleem de aanleiding, zoals tegenvallende cijfers of een slechte sfeer.
Als de aanleiding bekend is kan de doelstelling worden geformuleerd. Veelvoorkomende doelstellingen zijn:
- kennis en informatie overdragen
- motiveren, belonen en stimuleren
- verstevigen en verbeteren van interne en externe relaties.
Het is belangrijk om tijdens de organisatie van het evenement de doelstelling altijd in gedachten te houden. U moet er namelijk voor zorgen dat het evenement leidt tot de doelstelling. Hoe u het evenement organiseert, bepaalt voor een groot deel of dit lukt. Neem de doelstelling van uw evenement daarom altijd op in het draaiboek.
Terug naar overzicht