Programma

Hoewel ze inhoudelijk heel erg van elkaar verschillen, heeft ieder evenement een programma. Het programma is grotendeels afhankelijk van het type evenement dat u organiseert. Een zakelijke bijeenkomst heeft natuurlijk een heel ander programma dan een festival.

Toch zijn er een aantal 'standaard' zaken waarmee u rekening kunt houden bij het opstellen van het programma:

• ontvangst en registratie: hoe worden de gasten verwelkomd? Met een welkomstdrankje? Kunnen zij kaarten kopen aan de deur of is een eerdere registratie verplicht?
• Bewegwijzering en begeleiding: hoe worden de gasten vanaf de entree begeleid? Zijn er borden die hun op weg helpen of worden zij persoonlijk begeleid door hostessen?
• Opening programma: hoe wordt het programma geopend? Met een spetterende show of een speech? Moet er gewacht worden totdat iedereen aanwezig is, of kan er op een specifiek tijdstip geopend worden?
• Entertainment: zorg voor voldoende entertainment tijdens het evenement.
• Eten: zijn er vaste tijdstippen voor bijvoorbeeld lunch en diner? Of kan er gedurende het evenement constant gegeten worden?
• Sluiting programma: hoe wordt het programma afgesloten? Hoe lang moet de afsluiting duren?
• Vertrek gasten: hoe wordt het vertrek van de gasten gefaciliteerd? Krijgen zij een geschenk? Worden zij begeleid?

Duur van het programma

Het is van belang om te weten hoe veel tijd ieder programma-onderdeel in beslag gaat nemen. Om dit juist in te kunnen schatten gaat u zelf naar de locatie, bewandelt u de route die uw gasten moeten afleggen, luistert u naar de speeches die worden gegeven, etc. Zo brengt u elk aspect in beeld en kunt u een aardige inschatting maken van de totale tijdsduur.

Houd altijd rekening met een uitloop van het programma! Las bijvoorbeeld regelmatig een pauze in die u kunt inkorten, mocht een programma-onderdeel uitlopen.