Begroting evenement

De begroting voor een evenement maken is geen eenvoudige taak. Om een realistische begroting op te stellen moet u direct in het begin duidelijke afspraken maken over de prijzen van uw leveranciers. Zij moeten namelijk ook binnen uw budget passen, wat iets anders is dan de begroting. Het budget is het bedrag dat u te besteden heeft voor het evenement.

Na het vaststellen van de doelgroep en doelstelling kunt u aan de slag met de begroting van uw evenement. U kunt de eerste offertes aanvragen en op basis daarvan beginnen aan de begroting. Hoewel er geen vaste manier is om de begroting van een evenement te bepalen, kunt u wel een aantal basis uitgangspunten aannemen:

• Maak een functionele kostenindeling. Dit betekent dat u de kosten ordent op basis van activiteiten. Maak een aantal groepen, zoals kosten voor de gasten, kosten voor de organisatie, etc.
• Verdeel de kosten in vaste en variabele kosten. Variabele kosten zijn kosten die samenhangen met het aantal gasten, zoals de catering, het vervoer, garderobe, etc. Vaste kosten maakt u hoe dan ook, ongeacht het aantal gasten. Denk bijvoorbeeld aan de promotioneel drukwerk, de zaalhuur, etc.
• Bereken kosten door aan andere organisaties. Werkt u samen met andere organisaties? Bereken de kosten van activiteiten die zij voor hun rekening nemen dan door aan hun.
• Automatiseer de begroting. Een goed overzicht op uw budget is belangrijk. Zorg er daarom voor dat uw begroting altijd up-to-date is. Dit kunt u gemakkelijk doen met een van de vele softwareprogramma's die het mogelijk maken om uw evenement voor te calculeren, zoals Microsoft Excel. Wijzigingen van bijvoorbeeld het aantal personen zijn gemakkelijk door te voeren in dit soort programma's.

Belangrijk! Reserveer altijd ruimte voor de kostenpost 'onvoorzien'. Deze post is een soort achtervang, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Het is gebruikelijk om hier ongeveer 10% van het totale budget voor te reserveren.

Alle mogelijke kosten waarmee u rekening dient te houden bij uw evenement begroting zijn opgenomen in onderstaande checklist.

Checklist begroting evenement

• Restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkers)
• Huur van de locatie (ook tijdens op- en afbouw)
• Verwarming/koeling van de locatie
• Schoonmaak van de locatie (voor, tijdens en na het evenement)
• Garderobe (betaling door gasten, personeelskosten)
• Parkeerkosten (personeelskosten, betaling door gasten)
• Vervoer van personen en materialen
• Overnachtingskosten (van personeel en eventueel gasten)
• Amusement (bijv. Buma Stemra)
• Kosten voor VIP's (beveiliging, speciaal vervoer, attenties, etc.)
• Sprekers (vergoeding, reisgeld, attentie, etc.)
• Tolken (reis- en verblijfskosten, cabines)
• Groenversiering (decoraties, boeketten)
• Decoraties/aankleding
• Bewegwijzering (binnen en buiten)
• Technische voorzieningen (bijv. telefoon)
• Special effects (lasers, vuurwerk, rook, etc. + personeelskosten hiervoor)
• Audiovisuele middelen (verhuur, vervoer ervan, opbouw, gebruik en afbouw)
• Foto- en/of videoreproducties (materialen, nabestellingen, reiskosten, etc.)
• Presentator/host (voorbespreking, reiskosten, representatiekosten)
• Hostesses (voorbespreking, reiskosten, representatiekosten)
• Beveiliging (materialen, personeel)
• Medische voorzieningen (EHBO-post + personeel)
• Website (bouw, hosting, ontwerp, tekst)
• Drukwerk en andere promotiekosten
• Secretariële kosten (kopiëren, bellen, etc.)
• Attenties
• Verzekeringen
• Vergunningen
• Organisatiekosten intern en extern
• Fiscus (omzetbelasting, winstbelasting)

Wilt u meer leren over budgettering en begroting? Dan zijn onderstaande boeken een aanrader:

Terug naar overzicht